Projektledare
|
|
Vill du bli en framgångsrik projektledare eller helt enkelt snäppet bättre på att föra projekt i hamn? Här lär du dig att på ett effektivt och strukturerat sätt driva projektprocessen, från idé till avslut.
Här på projektledare.info kan du bla läsa om hur du kan eller skall hantera konflikter, ledarskap, workshopar, swat-analyser, processer, men även viktiga delar som muntligt framförande, gruppdynamik och motvation - vilket ofta ligger utanför själva projektledarprocessen men är starka framgångsfaktorer och viktiga delar i en projektledres roll och vardag. De projektverktyg och mallar jag presenterar här har du nytta av under resten av din karriär. |
|
Ur innehållet:
|
|
Andra saker du kan läsa mer om på denna sajt är projektorganisation och rollfördelning, projektplan, mål och delmål, uppföljning och avrapportering, certifiering samt projektekonomi (budget och ekonomistyrning). Bläddra runt på siten och lär dig driva ett projekt framåt och motivera deltagare!
Projektledning är ett yrke med egen certifiering. Det pågår en spännande utveckling inom området och det innebär att det blir allt viktigare att hålla sig ajour med utvecklingen. Syftet med projektledare.info är att täcka både frågor som har med struktur och styrning att göra samt frågor om ledning av människor och de mänskliga processerna.
Projekt som arbetsform
Arbete i projektform har historiskt varit vanligast i teknikintensiva företag och organisationer. Men på samma sätt som teknik, och då kanske främst informationsteknik, sprider sig till de allra flesta samhällssektorer har även projekt som arbetsform kommit att bli vanligt inom många företag samt inom offentlig förvaltning. Vad är då nytt med arbete i projekt? Egentligen inte så mycket, troligen har vi arbetat i projektform utan att ha kallat det för projekt i urminnes tider. Det nya är att man har insett att arbetsformen går att utveckla och det pågår en mycket snabb utveckling inom projektledning, där nya tekniker utvecklas från de äldre klassiska projektmetoderna genom tex smarta mjukvaror och andra digitala hjälpmedel.
Vad kännetecknar ett projekt?
Den allra enklaste definitionen av ett projekt är att man vill starta upp något som sedan ska övergå i verksamhet. Det tydligaste i projektet är att det har en början och det har ett slut. I det dagliga familjelivet kan det jämföras med att familjen ska köpa en ny bil. Tanken väcks att familjen behöver en ny bil och man analyserar behoven, ekonomin och andra parametrar för att se om det är realistiskt att köpa en bil. Det kan man jämföra med en förstudie där man lägger fast ramarna för bilinköpet. Ekonomi, tidsram och inriktning. Sedan tillsätts en projektgrupp, i det här fallet hela familjen, som bidrar med sina önskemål och kunskaper och någon i familjen blir projektledare och ansvarar för att projektet drivs vidare. En vacker dag står den nya bilen utanför huset och därmed är projektet avslutat. I just detta fallet är det är inte alltid säkert att familjen anser att de har deltagit i ett projekt :-)
Projektledarens roll
Det går inte att nog understryka vikten av att ha en projektledning som fungerar. Projektledarens roll är mångfacetterad och brister det i någon del riskeras hela projektet. Det bör även nämnas att det inte är enbart projektledarens insats som gör att projektet blir framgångsrikt, utan hela projektgruppens arbete har stor betydelse. Men utan en bra projektledning ger inte projektgruppen sitt allra bästa för att ro projektet i hamn. Läs mer om Projektledarskap
Projektledarens legitimitet
I många fall då ett projekt ska genomföras använder man sig av en utbildad professionell projektledare. I andra fall utses någon person inom organisationen till ledare för ett projekt. I de flesta fall är den professionelle projektledaren att föredra, men om denne saknar legitimitet i organisationen och/eller projektgruppen kan det gå illa. I alla organisationer finns det en inbyggd kultur, på gott och ont, och den bör projektledaren förhålla sig till.
Ett exempel
I en mellansvensk mellanstor kommun fanns ett behov av ett nytt och säkert intranät. Det som fanns var bristfälligt, inte minst ur säkerhetssynpunkt, så man bestämde att ett projekt skulle riggas. Man hade klart för sig vilken projektorganisation som skulle gälla, en allsidigt sammansatt projektgrupp och så skulle man hitta en projektledare. Det fanns flera att välja mellan inom organisationen men det bedömdes att arbetsbelastningen var för hög för att någon inom den befintliga organisationen skulle kunna axla ansvaret som projektledare. Man beslöt därför att anställa någon utifrån.
Den icke professionelle projektledaren
Projektet var tänkt att genomföras av kommunens kommunikationsavdelning så därför anställdes en informatör på halvtid som projektledare. Den nyanställde informatören saknade både formell och praktisk erfarenhet av att driva projekt. Det visade sig snart att projektledaren på grund av sin bristande kompetens saknade legitimitet i projektgruppen, men även ute i organisationen där hon skulle samla in önskemål om innehåll i det nya intranätet genom ett intervjuförfarande. Projektet rullade på ett halvår utan synliga resultat och då hade hälften av projekttiden redan gått. Det var dags att tänka om.
En ny projektledare
En kommun är en komplicerad organisation, den styrs av lagar men har även en hel del verksamhet som inte är tvingande. På menyn finns skolor och förskolor, äldrevård och fotbollsplaner, stadsplanering och reningsverk. Ansvaret är stort och förväntningarna från medborgarna är högt ställda. Den nyanställde projektledaren hade inte tillräcklig kunskap om hur omfattande den kommunala organisationen var och vilka behov de olika delarna hade.
För att driva projektet vidare utsågs en ny projektledare som sedan tidigare hade en hög legitimitet i kommunen. Denne hade även erfarenhet av att driva projekt, bland annat genom att bygga upp ett system för webb-TV, för att exempelvis kunna streama kommunens sammanträden i kommunfullmäktige på kommunens webbplats. Kommunen stoltserade sedan med att de var bland de fem första kommunerna som erbjöd sina medborgare detta.
En flygande start
Projektet med kommunens intranät tog ny fart men mycket fick göras om från början då dokumentationen av vad som var gjort var bristfällig. Efter ett halvår var projektet i hamn och kommunen hade en prototyp till ett komplett intranät med responsiv teknik. Detta gjorde det möjligt för hemtjänstpersonal att med sina mobiltelefoner hämta sekretessbelagd information om sina brukare med hög säkerhet, samtidigt som kommunens snöröjning kunde styras genom intranätet. Ett bra projekt som trots ett initialt misstag kunde tas i hamn.
Slutsats
Vad lärde man sig av detta i kommunen och vad kan vi lära oss av det? Två slutsatser kan vi dra av det beskrivna exemplet. Det är viktigt för en projektledare att vara accepterad i den organisation där denne ska driva sitt projekt samt att inte vem som helst kan driva ett projekt. Det krävs kunskap och helst erfarenhet. Med en bra utbildning i bagaget och förmåga att visa sin kompetens vinner en projektledare acceptans för sitt arbete.
Fallgropar inom projektledning
I exemplet ovan påvisades bristen av legitimitet hos projektledaren internt i gruppen. I många fall ingår projektledaren i den styrgrupp som ansvarar för projektet. Då får man anta att projektledaren har fullständig acceptans hos styrgruppen, angående hur denne använder tid och ekonomiska resurser. I de fall en projektledare hämtas utifrån kan det uppstå problem om inte projektledaren är ett självklart och samstämmigt val. Har inte styrgruppen, som i slutändan ska fatta beslut om avslut och genomförande, fullt förtroende för projektledaren ska denne bytas ut. Det är med andra ord en mycket grannlaga uppgift för styrgruppen att utse rätt projektledare.
---------------------------------------------------------------------
Som projektledare brukar vi prata om hammare och hjärta, mao verktyg och relationer. För att fungera som en bra projektledare måste du behärska båda dessa.
Projektledning är ett yrke med egen certifiering. Det pågår en spännande utveckling inom området och det innebär att det blir allt viktigare att hålla sig ajour med utvecklingen. Syftet med projektledare.info är att täcka både frågor som har med struktur och styrning att göra samt frågor om ledning av människor och de mänskliga processerna.
Projekt som arbetsform
Arbete i projektform har historiskt varit vanligast i teknikintensiva företag och organisationer. Men på samma sätt som teknik, och då kanske främst informationsteknik, sprider sig till de allra flesta samhällssektorer har även projekt som arbetsform kommit att bli vanligt inom många företag samt inom offentlig förvaltning. Vad är då nytt med arbete i projekt? Egentligen inte så mycket, troligen har vi arbetat i projektform utan att ha kallat det för projekt i urminnes tider. Det nya är att man har insett att arbetsformen går att utveckla och det pågår en mycket snabb utveckling inom projektledning, där nya tekniker utvecklas från de äldre klassiska projektmetoderna genom tex smarta mjukvaror och andra digitala hjälpmedel.
Vad kännetecknar ett projekt?
Den allra enklaste definitionen av ett projekt är att man vill starta upp något som sedan ska övergå i verksamhet. Det tydligaste i projektet är att det har en början och det har ett slut. I det dagliga familjelivet kan det jämföras med att familjen ska köpa en ny bil. Tanken väcks att familjen behöver en ny bil och man analyserar behoven, ekonomin och andra parametrar för att se om det är realistiskt att köpa en bil. Det kan man jämföra med en förstudie där man lägger fast ramarna för bilinköpet. Ekonomi, tidsram och inriktning. Sedan tillsätts en projektgrupp, i det här fallet hela familjen, som bidrar med sina önskemål och kunskaper och någon i familjen blir projektledare och ansvarar för att projektet drivs vidare. En vacker dag står den nya bilen utanför huset och därmed är projektet avslutat. I just detta fallet är det är inte alltid säkert att familjen anser att de har deltagit i ett projekt :-)
Projektledarens roll
Det går inte att nog understryka vikten av att ha en projektledning som fungerar. Projektledarens roll är mångfacetterad och brister det i någon del riskeras hela projektet. Det bör även nämnas att det inte är enbart projektledarens insats som gör att projektet blir framgångsrikt, utan hela projektgruppens arbete har stor betydelse. Men utan en bra projektledning ger inte projektgruppen sitt allra bästa för att ro projektet i hamn. Läs mer om Projektledarskap
Projektledarens legitimitet
I många fall då ett projekt ska genomföras använder man sig av en utbildad professionell projektledare. I andra fall utses någon person inom organisationen till ledare för ett projekt. I de flesta fall är den professionelle projektledaren att föredra, men om denne saknar legitimitet i organisationen och/eller projektgruppen kan det gå illa. I alla organisationer finns det en inbyggd kultur, på gott och ont, och den bör projektledaren förhålla sig till.
Ett exempel
I en mellansvensk mellanstor kommun fanns ett behov av ett nytt och säkert intranät. Det som fanns var bristfälligt, inte minst ur säkerhetssynpunkt, så man bestämde att ett projekt skulle riggas. Man hade klart för sig vilken projektorganisation som skulle gälla, en allsidigt sammansatt projektgrupp och så skulle man hitta en projektledare. Det fanns flera att välja mellan inom organisationen men det bedömdes att arbetsbelastningen var för hög för att någon inom den befintliga organisationen skulle kunna axla ansvaret som projektledare. Man beslöt därför att anställa någon utifrån.
Den icke professionelle projektledaren
Projektet var tänkt att genomföras av kommunens kommunikationsavdelning så därför anställdes en informatör på halvtid som projektledare. Den nyanställde informatören saknade både formell och praktisk erfarenhet av att driva projekt. Det visade sig snart att projektledaren på grund av sin bristande kompetens saknade legitimitet i projektgruppen, men även ute i organisationen där hon skulle samla in önskemål om innehåll i det nya intranätet genom ett intervjuförfarande. Projektet rullade på ett halvår utan synliga resultat och då hade hälften av projekttiden redan gått. Det var dags att tänka om.
En ny projektledare
En kommun är en komplicerad organisation, den styrs av lagar men har även en hel del verksamhet som inte är tvingande. På menyn finns skolor och förskolor, äldrevård och fotbollsplaner, stadsplanering och reningsverk. Ansvaret är stort och förväntningarna från medborgarna är högt ställda. Den nyanställde projektledaren hade inte tillräcklig kunskap om hur omfattande den kommunala organisationen var och vilka behov de olika delarna hade.
För att driva projektet vidare utsågs en ny projektledare som sedan tidigare hade en hög legitimitet i kommunen. Denne hade även erfarenhet av att driva projekt, bland annat genom att bygga upp ett system för webb-TV, för att exempelvis kunna streama kommunens sammanträden i kommunfullmäktige på kommunens webbplats. Kommunen stoltserade sedan med att de var bland de fem första kommunerna som erbjöd sina medborgare detta.
En flygande start
Projektet med kommunens intranät tog ny fart men mycket fick göras om från början då dokumentationen av vad som var gjort var bristfällig. Efter ett halvår var projektet i hamn och kommunen hade en prototyp till ett komplett intranät med responsiv teknik. Detta gjorde det möjligt för hemtjänstpersonal att med sina mobiltelefoner hämta sekretessbelagd information om sina brukare med hög säkerhet, samtidigt som kommunens snöröjning kunde styras genom intranätet. Ett bra projekt som trots ett initialt misstag kunde tas i hamn.
Slutsats
Vad lärde man sig av detta i kommunen och vad kan vi lära oss av det? Två slutsatser kan vi dra av det beskrivna exemplet. Det är viktigt för en projektledare att vara accepterad i den organisation där denne ska driva sitt projekt samt att inte vem som helst kan driva ett projekt. Det krävs kunskap och helst erfarenhet. Med en bra utbildning i bagaget och förmåga att visa sin kompetens vinner en projektledare acceptans för sitt arbete.
Fallgropar inom projektledning
I exemplet ovan påvisades bristen av legitimitet hos projektledaren internt i gruppen. I många fall ingår projektledaren i den styrgrupp som ansvarar för projektet. Då får man anta att projektledaren har fullständig acceptans hos styrgruppen, angående hur denne använder tid och ekonomiska resurser. I de fall en projektledare hämtas utifrån kan det uppstå problem om inte projektledaren är ett självklart och samstämmigt val. Har inte styrgruppen, som i slutändan ska fatta beslut om avslut och genomförande, fullt förtroende för projektledaren ska denne bytas ut. Det är med andra ord en mycket grannlaga uppgift för styrgruppen att utse rätt projektledare.
---------------------------------------------------------------------
Som projektledare brukar vi prata om hammare och hjärta, mao verktyg och relationer. För att fungera som en bra projektledare måste du behärska båda dessa.
Hammare & Hjärta
|
|
 |
Hej! Det är jag som hjärnan bakom Projektledare.info!
Jag heter Fredrik Erixon och har den senaste tiden varvat reklambyrå chefsjobbet på Drive med att vara Tf. VD på skidanläggningen Gesunda i Mora, Tf. VD på Chipsbolaget Bonesto och marknadsansvarig för Tiger Balsam Sverige. Jag har de senaste 15 åren jobbat som lärare i Projektledning på bl.a. Påhlmans Handelsinstitut och Medborgarskolan. Mest stolt över? Att jag genom åren lyckats genomföra så många projekt hela vägen från idé till färdig produkt! Använd gärna kontaktformuläret om du har kommentarer/frågor. Vill du läsa om projektledning på engelska? Klicka här > |