En framgångsrik projektledare måste hantera de fyra grund-läggande elementen i ett projekt: resurser, tid, pengar och viktigast av allt, omfattning. Alla dessa delar hänger ihop och varje del måste hanteras effektivt. Alla fyra måste hanteras paralellt om projektet & projektledaren ska bli en framgång. 

1. Resurser  (människor, utrustning, material) 
   
2. Tid (uppgifter, beroenden, kritisk väg) 
   
3. Pengar (kostnader, oförutsedda utgifter, vinst) 
   
4. Omfattning (projektets storlek, mål, krav) 
   

En hel del litteratur om projektledning talar mestadels om behovet av att hantera och balansera tre delar: människor, tid och pengar. Konstigt, för det fjärde elementet är den viktigaste och det är den första och sista uppgiften för en framgångsrik projektledare. Först och främst måste man hantera projektets omfattning. 

Projektets omfattning eller ”scope” som det också kallas är definitionen av vad projektet ska åstadkomma och budgeten (i tid och pengar) som har satts för att uppnå dessa mål. Det är absolut nödvändigt och en kritisk faktor att eventuella ändringar i omfattningen av projektet får en matchande ändring i budgeten, antingen i tid eller pengar. Om projektets omfattning är att bygga en fastighet för tre hyresgäster med en budget på 100,000 kronor så är det just det som projektledaren förväntas göra. Men om omfattningen helt plötsligt ändras till en byggnad för fyra hyresgäster under projektets gång, så måste projektledaren även få rätt förutsättningar för att leverera det. Om budgeten inte ändras, bör projektledaren alltså INTE acceptera förändringar i omfattningen. 

Vanligtvis sker förändringar i omfattningen gradvis; små små förändringar som läggs till hela tiden när projektet rullar på och som i sig är hanterbara med samma projektförut-sättningar som man startade med, men som tillsammans blir enormt stora.  

Du kan inte effektivt hantera resurser, tid och pengar i ett projekt om du inte aktivt förvaltar projektets omfattning. 

När du har projektets omfattning tydligt identifierad & associerad till tidslinjen och budgeten, kan du börja leda projektet resurser. Dessa resurser inkluderar de människor, den utrustning och det material som behövs för att slutföra projektet.